Audit Sumber Daya Insani

Studi Ekonomi -
AUDIT MANAJEMEN SUMBER DAYA INSANI

A.    Pengertian Audit MSDM

Audit SDM merupakan penilaian dan analisis yang komprehensif terhadap program-program SDM. Walaupun secara khusus audit ini dilakukan pada departemen SDM, tetapi tidak terbatas hanya pada aktivitas yang terjadi pada departemen ini. Audit termasuk studi terhadap fungsi manajemen SDM pada organisasi secara keseluruhan termasuk yang dilaksanakan oleh manajer dan para supervisor. Audit SDM menekankan penilaian (evaluasi) terhadap berbagai aktivitas SDM yang terjadi pada perusahaan dalam rangka memastikan apakah aktivitas tersebut telah berjalan secara ekonomis, efisien dan efektif dalam mencapai tujuannya dan memberikan rekomendasi perbaikan atas berbagai kekurangan yang masih terjadi pada aktivitas SDM yang diaudit untuk meningkatkan kinerja dari program/aktivitas tersebut. Audit bisa dilakukan terhadap satu divisi atau departemen, atau mungkin juga dilakukan terhadap keseluruhan organisasi.  Dari hasil audit akan diketahui apakah kebutuhan potensial SDM perusahaan telah terpenuhi atau tidak dan berbagai hal aktivitas SDM yang masih bisa ditingkatkan kinerjanya.
Audit SDM membantu perusahaan meningkatkan kinerja atas pengelolaan SDM dengan cara:

1.         Menyediakan umpan balik nilai kontribusi fungsi SDM terhadap strategi bisnis dan tujuan perusahaan.

2.         Menilai kualitas praktik, kebijakan dan pengelolaan SDM.

3.         Melaporkan keberadaan SDM saat ini dan langkah-langkah perbaikan yang dibutuhkan.

4.         Menilai biaya dan manfaat praktik-praktik SDM.

5.         Menilai hubungan SDM dengan menajemen lini dan cara-cara meningkatkannya.

6.         Merancang panduan untuk menentukan standar kinerja SDM.

7.         Mengidentifikasi area yang perlu diubah dan ditingkatkan dengan rekomendasi khusus.

2. Tujuan Audit MSDM

Ada beberapa hal yang ingin dicapai melalui Audit Msdm yang merupakan tujuan dilakukannya audit tersebut, yaitu :

1.         Untuk mengetahui apakah pelaksanaan dan hasil kerja karyawan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

2.         Untuk mengetahui apakah semua karyawan dapat menyelesaikan job description-nya dengan baik dan tepat waktu.

3.         Sebagai pedoman menentukan besarnya balas jasa kepada setiap karyawan.

4.         Sebagai dasar pertimbangan pemberian pujian dan atau hukuman kepada setip karyawan.

5.         Sebagai dasar pertimbangan pelaksanaan mutasi vertikal (promosi atau demosi), horizontal, dan atau alih tugas bagi karyawan.

6.         Untuk memotifasi peningkatan semangat kerja, prestasi kerja, dan disiplin karyawan.

7.         Untuk menghindari terjadinya kesalahan sedini mungkin dan tindakan perbaikannyadapat dilakukan secepatnya.

8.         Sebagai dasar pertimbangan ikut sertanya karyawan mengikuti pengembangan (pelatihan pendidikan).

9.         Untuk memenuhi ego dan kepuasan dengan memperhatikan nilai mereka.

10.     Sebagai pedoman yang efektif dalam melaksanakan seleksi penerimaan karyawan di masa datang.

11.     Sebagai dasar penilaian kembali rencana sdm apakah sudah baik atau tidak, atau masih perlu disempurnakan kembali.

3. Manfaat Audit MSDM

1.         Mengidentifikasi konstribusi departemen sumber daya manusia bagi organisasi

2.         Meningkatkan citra professional departemen sumber daya manusia

3.         Mendorong tanggung jawab dan profesionalisme yang lebih besar diantara anggota-anggota departemen sumber daya manusia

4.         Menjelaskan tugas dan tanggung jawab departemen sumber daya manusia

5.         Merangsang keseragaman berbagai kebijakan dan praktik sumber daya manusia

6.         Menemukan masalah sumber daya manusia yang kritis

7.         Memastikan ketaatan yang tepat waktu terhadap berbagai ketentuan hukum

8.         Mengurangi biaya sumber daya manusia melalui prosedur personalia yang efektif

9.         Menciptakan peningkatan penerimaan terhadap perubahan yang dibutuhkan didalam departemen sumber daya manusia

10.     Mewajibkan suatu telaah yang cermat atas system informasi departemen

D.    Jenis Audit

Terdapat berbagai macam jenis audit, tergantung dari tujuannya, yaitu :

1.         Audit Laporan Keuangan, Audit terhadap laporan keuangan suatu entitas atau organisasi yang akan menghasilkan opini mengenai relevansi, akurasi, dan kelengkapan laporan-laporan tersebut.

2.         Audit Operasional, Pengkajian terhadap setiap bagian organisasi terhadap prosedur operasi standar yang diterapkan dengan tujuan untuk mengevaluasi efisiensi, efektivitas, dan keekonomisan.

3.         Audit Ketaatan, Proses kerja yang menentukan apakah yang diaudit telah mengikuti standar, prosedur, dan aturan tertentu yang telah ditetapkan.

4.         Audit Investigatif, Serangkaian kegiatan mengenali, mengidentifikasi, dan menguji secara detail informasi dan fakta-fakta yang ada untuk mengungkap kejadian yang sebenarnya dalam rangka pembuktian untuk mendukung proses hukum atas dugaan penyimpangan yang dapat merugikan keuangan suatu entitas.

5. Proses Audit MSDM

Pelaksanaan audit SDM dilakukan oleh atasan langsung dan manajer urusan SDM, baik secara individual maupun kolektif. Audit SDM dilakukan secara formal dan informal, baik langsung maupun tidak langsung (laporan tertulis). Audit formal dilakukan oleh atasan langsung atau orang yang dapat memberikan sanksi. Audit informal dilakukan oleh masyarakat sehingga tidak dapat memberikan sanksi, tetapi penilaiannya sangat objektif jadi perlu diperhatikan penilai formal sebagai masukan. Audit SDM baru ada artinya jika ada tindak lanjut dari hasilnya. Hal ini perlu supaya karyawan termotivasi untuk meningkatkan disiplin, semangat kerja, dan perilakunya.

Standar pekerjaan lapangan ketiga menyebutkan beberapa prosedur audit yang harus dilaksanakan oleh auditor dalam mengumpulkan berbagai tipe bukti audit. Prosedur audit adalah instruksi rinci untuk mengumpulkan tipe bukti audit tertentu yang harus diperoleh pada saat tertentu dalam audit. Prosedur audit yang disebutkan dalam standar tersebut meliputi inspeksi, pengamatan, permintaan keterangan, dan konfirmasi.

Disamping auditor memakai prosedur audit yang disebutkan dalam standar tersebut, auditor melaksanakan berbagai prosedur lainnya untuk mengumpulkan bukti audit yang akan dipakai sebagai dasar untuk menyatakan pendapat atasa laporan keuangan auditan. Prosedur audit lain tersebut meliputi: penelusura, pemeriksaan bukti pemdukung, penghitungan, dan scanning. Dengan demikian, prosedur audit yang biasa dilakukan oleh auditor meliputi:

1.         Inspeksi merupakan pemeriksaan secara rinci terhadap dokumen atau kondisi fisik sesuatu. Prosedur audit ini banyak dilakukuan oleh auditor. Dengan melakukan inspeksi terhadap sebuah dokumen, auditor akan dapat menentukan keaslian dokumen tersebut. Dengan melakukan inspeksi terhadap kondisi fisik suatu aktiva tetap misalnya, auditor akan dapat memperoleh informasi mengenai eksistensi dan keadaam fisik aktiva tersebut.

2.         Pengamatan atau observasi merupakan prosedur audit yang digunakan oleh auditor untuk melihat atau menyaksikan pelaksanaan suatu kegiatan. Contoh kegiatan yang biasa diamati oleh auditor dalam auditnya adalah: penghitungan fisik sediaan yang ada digunakan klien, pembuatan dan persetujuan voucher, cara penyimpanan kas yang ada ditangan klien. Dengan pengamatan ini auditor akan dapat memperoleh bukti visual mengenai pelaksanaan suatu kegiatan. Objek yang diamati auditor adalah karyawan, prosedur, dan proses.

3.         Konfirmasi merupakan bentuk penyelidikan yang memungkinkan auditor memperolh informasi secara langsung dari pihak ketiga yang bebas. Prosedur yang biasa ditempuh oleh auditor dalam konfirmasi ini adalah sebagai berikut :

a.    Auditor meminta dari klien untuk menanyakan informasi tertentu kepada pihak luar.

b.    Klien meminta kepada pihak luar yang ditunjuk oleh auditor untuk memberikan jawaban langsung kepada auditor mengenai informasi yang ditanyakan oleh auditor tersebut.

c.    Auditor menerima jawaban langsung dari pihak ketiga tersebut.

d.   Permintaan keterangan

Permintaan keterangan merupakan prosedur audit yang dilakukan dengan meminta keterangan secara lisan. Bukti audit yang dihasilkan dari prosedur ini adalah bukti lisan dan bukti documenter. Contoh prosedur audit ini adalah: permintaan keterangan auditor mengenai tingkat keusangan sediaan yang ada digudang, permintaan keterangan yang diajukan kepada penasehat hukum klien mengenai kemungkinan keputusan perkara pengadilan yang sedang ditangani oleh penasehat hukum tersebut.

5.         Penelusuran, dalam melaksanakan prosedur audit ini, auditor melakukan penelusuran informasi sejak mula-mula data tersebut direkam pertama kali dalam dokumen, dilanjutkan dengan pelacakan pengolahan data tersebut dalam proses akuntansi. Prosedur audit ini terutama diterapkan terhadap bukti documenter. Contoh prosedur penelusuran yang dilakukan oleh auditor adalah pemeriksaan terhadap transaksi penjualan yang dimulai oleh auditor dengan memeriksa informasi dalam surat order dari customer, diusut kemudian dengan informasi yang berkaitan dalam surat order penjualan, laporan pengiriman barang, faktur penjualan, jurnal penjualan, dan akun piutang usaha dalam buku pembantu piutang usaha. Penelusuran dilakukan dengan tujuan untuk menetukan ketelitian dan kelengkapan catatan akuntansi.

6.         Pemeriksaan dokumen pendukung (vouching) merupakan prosedur audit yang meliputi:

1.    Inspeksi terhadap dokumen-dokumen yang mendukung suatu transaksi atau data keuangan untuk menentukan kewajaran dan keberanannya.

2.    Pembandingan dokumen tersebut dengan catatan akuntansi yang berkaitan.

Prosedur audit ini berlawanan arahanya dengan prosedur penelusuran.dalam penelusuran, auditor bertolak dari dokumen kemudiuan mengusut pencatatannya ke dalam catatan-catatan akuntansi yang berkaitan, sedangkan dalam vouching, auditor bertolak dari catatan akuntansi, kembaliu memeriksa dokumen-dokumen yang mendukung informasi yang dicatat dalam catatan tersebut. Prosedur ini dilaksanakan dengan tujuan untuk memperoleh bukti audit mengenai kebenaran perlakuan akuntansi terhadap transaksi yang terjadi.

7.         Penghitungan (Counting)

1.    Penghitungan fisik terhadap sumber daya berwujud seperti kas atau sediaan di tangan

2.    Pertanggungjawaban semua formulir bernomor urut tercetak.

Penghitungan fisik digunakan untuk mengevaluasi bukti fisik kuantitas yang ada di tangan, sedangkan pertanggung jawaban formulir bernomor urut tercetak digunakan untuk mengevaluasi bukti dokumenter yang mendukung kelengkapan catatan akuntansi.

8.         Scanning merupakan penelaahan secara cepat terhadap dokumen, catatan dan daftar untuk mendeteksi unsur-unsur yang tampak tidak biasa yang memerlukan penyelidikan lebih mendalam.

9.         Pelaksanaan ulang, Prosedur audit ini merupakan pengulangan aktivitas yang dilaksanakan oleh klien. Umumnya pelaksanaan ulang diterapkan pada perhitungan dan rekonsiliasi yang telah dilakukan oleh klien. Contohnya adalah perhitungan ulang julah total dalam jurnal, perhitungan ulang biaya depresiasi, biya bunga terutang, perkalian antarakuantitas dengan harga satuan dalam inventory summary sheets, dan perhitungan ulang penjumlahan dalam rekonsiliasi bank.

10.     Computer-assisted audit techniques, bilamana catatan akuntansi klien diselenggarakan dalam media elektronik, auditor perlu menggunakan computer-asissted audit techniques dalam menggunakan berbagai prosedur audit yang dijelaskan diatas. Sebagai contoh, auditor menggunakan suatu computer audit software tertentu dalam melaksanakan perhitungan jumlah saldo piutang usaha menurut buku pembantu piutang usaha, pemilihan nama debitur yang akan dikirimi surat konfirmasi, perhitungan berbagai ratio dalam prosedur analitik, perbandingan unsure data yang terdapat dalam berbagai files.

6. Pendekatan Audit MSDM

Untuk mengevaluasi aktivitas-aktivitas SDM dengan menggunakan pendekatan riset. Ketajaman riset akan sangat tergantung pada disain-disain dan statistic yang akurat. Biasanya riset ini membenahi kinerja departemen, yang menggunakan riset terapan (applied research). Pendekatan riset yang dapat dipakai adalah:

1.         Pendekatan komparatif (comparative approach), Pendekatan ini menggunakan perusahaan lain menjadi model. Pendekatan ini sering digunakan untuk membandingkan ketidakhadiran , perputaran karyawan, dan data gaji, atau program SDM yang bersifat spesifik.pendekatan ini membantu menditeksi bidang-bidang yang membutuhkan pembenahan.

2.         Pendekatan otoritas pihak luar (outside authority approach), tim audit SDM bergantung pada keahlian konsultan dari luar atau temuan-temuan riset yang dipublikasikan sebagai suatu standar terhadap akitivitas-aktivitas atau program SDM yang dievaluasi. Standar ditentukan oleh kosultan atau dari temuan riset. Konsultan ataupun temuan-temuan riset dapat membantu mendiagnosis penyebab masalah-masalah yang timbul.

3.         Pendekatan statistical, dari catatan-catatan yang ada tim audit menghasilkan standar-standar statistic terhadap aktivitas-aktivitas dan program-program SDM yang dievaluasi. Dari standard matematis ini tim audit bisa menemukan kesalahan-keslahan pada saat kesalahan tersebut masih relative dini/kecil.

4.         Pendekatan kepatuhan (compliance approach), metode ini meninjau pratik-pratik masa lalu untuk menentukan apakah tindakan-tindakan tersebut mengikuti kebijakan dan prosedur perusahaan. Sering tim audit menelaah suatu sampel formulir kepegawaian, kompensasi, disiplin dan penilaian kinerja. Tujuan telaah ini untuk memastikan bahwa manajer operasi patuh terhadap peraturan internal dan regulasi legal.

5.         Pendekatan manajemen berdasarkan tujuan (management by objective), dilaksanakan dengan menbandingkan hasil-hasil kegiatan personalia dengan tujuan-tujuan yang telah di tetapkan. Bidang-bidang pelaksanaan kerja dapat dideteksi dengan metode ini.

7. Alat-alat Audit

1.         Interview atau wawancara, wawancara terhadap karyawan dan manajer memberikan auditor alat yang sangat kuat untuk mengumpulkan informasi tentang kegiatan SDM dan mengidentifikasi bidang-bidang yang membutuhkan perbaikan. Contohnya, ketika ada maslah pergantian karyawan katakanlah pada depatemen Loan Officer diidentifikasikan, kepada divisi SDM dan seorang konsultan mengadakan wawancara dengan manajer yang terkait untuk mempelajari masalah tersebut. Di sini kritik dan saran yang didapat dari wawancara dapat membantu menunjukkan dengan tepat persepsi dan penyebab yang dapat menyusun dasar bagi tindakan-tindakan ke departemen tersebut. Demikian pula saran dari manajer-manajer lain dapat mengungkap cara untuk memberikan mereka pelayanan yang lebih baik. Ketika kritikan tersebut dinyatakan cukup valid, maka perubahan harus segera dilakukan. Melalui wawancara langsung dapat pula dilakukan dengan mempersilahkan karyawan mengungkapkan pandangan-pandangan mereka tentang pekerjaan dan perusahaannya, dengan menggunakan pertanyaan-pertanyaan yang telah dipersiapkan oleh auditor.

Setiap pendapat atau komentar karyawan dicatat dan kemudian ditinjau selama audit dilaksanakan untuk mencari penyebab masalah pergantian/berhentinya karyawan, ketidakpuasan kerja, dan masalah-masalah lainnya.

Umumnya karyawan enggan melakukan kritik, maka pewawancara harus pandai menggunakan waktu untuk menggali dan mendengarkan pandangan atau tanggapan karyawan dengan hati-hati, di antara departeman, divisi atau manajer.

2.         Informasi Eksternal, informasi sebagai alat utama auditor. Perbandingan dari luar memberikan auditor suatu perspektif dalam menghadapi kegiatan-kegiatan perusahaan yang dapat dinilai. Beberapa informasi yang dibutuhkan diperoleh dengan mudah, sementara data lain sulit diperoleh. Sumber informasi yang signifikan adalah dari pemerintah. Melalui Departemen ini secara rutin mempublikasikan informasi tentang kesempatan kerja di masa mendatang, tingkat pergantian karyawan, proyeksi karyawan, survei upah dan gaji serta frekuensi kecelakaan kerja yang dpat dijadikan sebagai pedoman atau pembanding.

3.         Survei, untuk survei ini memakan waktu dan biaya yang relatif besar, sehingga dalam praktiknya dibatasi hanya pada beberapa orang saja, sehingga untuk ini banyak departemen SDM menggunakan kuesioner untuk memperluas ruang lingkup penelitian mereka. Kuesioner juga dapat memunculkan jawaban-jawaban yang lebih jujur daripada wawancara langsung, dengan menggunakan kuesioner.

4.         Eksperimen SDM, cara ini sebagai cara terakhir, terutama eksperimen lapangan, yang membandingkan kelompok eksperimen dengan kelompok control di bawah kondisi nyata. Cara ini dipakai untuk penelitian ketidakhadiran, pergantian, kepuasan kerja, kompensasi, keselamatan kerja karyawan dan kegiatan lainnya.

Contoh departemen SDM mengimplementasikan program latihan keselamatan kerja untuk sebagian supervisor. Kelompok ini disebut sebagai kelompok eksperimen, kelompok control terdiri dari supervisor yang tidak diberi latihan. Lalu dibandingkan dari sisi biaya dan benefitnya dari perusahaan. Eksperimen ini memiliki kelemahan, karena kemungkinan ada karyawan yang kecewa karena tidak terpilih untuk mengikuti eksperimen.

5.         Analisis sejarah, terkadang informasi dapat berisi catatan analisis historis yang seringkali dilakukan untuk memastikan kepatuhan pada aturan dan prosedur perusahaan, sebagai contoh audit terhadap keselamatan kerja. Dimana auditor harus mencari keterangan atau catatan tentang semua pelanggaran keselamatan kerja dan kesehatan kerja.

6.         Audit Internasional, audit internasional lebih kompleks dan lebih penting. Kompleksitasnya mengaudit kegiatan SDM lintas batas luar negeri dipersulit dengan perbedaan dalam hal hukum, kebudayaan, tradisi, sikap dan harapan. Kesulitan bagi auditor terletak pada masalah pengidentifikasian bidang-bidang yang berbeda dari praktik-prakrik perusahaan yang tidak sesuai dengan keadaan negara asing. Di satu sisi fungsi SDM mencari keseragaman pada praktik dan prosedur semua kegiatan untuk memastikan kepatuhan pada kebijakan perusahaan dan menjamin keseragaman budaya perusahaan. Di pihak lain, kompetisi, hukum, kebudayaan dan kepuasan karyawan dapat menuntut perbedaaan dari kebijakan, praktik dan prosedur perusahaan.